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办公文员软件office工作常用的小技巧有哪些?

陈老师 办公软件知识 2021-06-28 16:06:46 143 0

专业知识

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我们使用最多的软件可能就是办公软件——字处理软件、电子表格软件、电子邮件软件和演示软件,这比其他软件的使用要多得多。在这类软件中微软的Office套件是最流行的。

   但是要想节省时间非常困难;所有的那些菜单、工具条和按钮看起来那么复杂,尤其是当你第一次使用它们的时候。

如果你对微软Office稍稍做一点钻研,就会发现Office隐藏着快捷方式和窍门,这样你就能够更有效地利用这个软件,让你使用变得更加轻松。

我们为您提供了一个100个最有用的提示和快捷方式,这里讲解了WordPowerPointExcelOutlook使用中的一些窍门,它们可以帮助你更有效地使用Office软件。

WORD

1. 日期

为了不让Word在你输入的任何年份的后面自动添加当前日期,比如说将“2004”改变成“2004-08-22”,进入插入菜单,选择自动图文集,打开自动更正对话框,选择自动图文集,然后将显示有关自动图文集和日期的记忆式键入提示选项前面的勾勾掉。如果你将来需要重新使用自动图文集功能,输入缩写,然后按F3键。

2. 个性化工具条 在办公文员软件Word 2007打开和保存工具条中增加一个文件夹能够帮助你快速检索文件。在Windows 浏览器中找到你需要的文件夹,选中它,然后选择工具菜单。现在选择“Add to My Places”。如果你是Word 20007的用户,你可以在这里下载一个个性化插件。

3. 关闭快速保存

快速保存比起正常的保存快不了多少,它的目的并不是为了保存你的文档,Word只是保存任何你添加到文件中的每一件东西。从文件中不会删除掉任何东西,所以它的体积会十分巨大。最好是在工具菜单中关闭快速保存:进入工具菜单,选择选项,然后选择保存,在对话框中将快速保存前面的勾去掉就可以了。

4. 不用鼠标选择格式

如果你经常在Word中编写相同格式的文档,你会知道格式选项,它可以减少你为文档设置格式的时间。你可以设置键盘快捷方式,这样就不用使用鼠标再去寻找这些功能。你可以按工具菜单,然后选择自定义,然后按键盘按钮,然后从左边菜单中选择需要的类别。

5. 设置后续样式

如果你的文档中,某一种样式总是接在另一种样式之后,比如说在某些样式的标题之后,正文总是另一种样式,那么你就可以不用每一次都单独编辑样式,你只需要格式菜单中选择样式。然后选择相关样式,并按更改按钮,然后从标记为后续段落样式的列表中再选择另一样式,就可以完成。

6. 继续查找

为了查找某文本,按F3键,然后在查找内容栏中输入你所要查找的内容,然后按回车键。你不需要一直打开这个窗口来查找下一处文本。点击取消按钮,然后你会发现右边滚动条最下面的双箭头变成了蓝色。你只需要按这双箭头按钮,Word就会把你带到下一处文本,查找上一处还是下一处文本取决于你是按向下还是向上的双箭头按钮。

7. 自动更正

自动更正能够帮助你在输入的时候自动地修改文本,这对于纠正经常会打错的单词来说是非常方便的功能。选择工具菜单,然后在自动更正对话框中左边的文本框中输入一些文字。这样无论什么时候只要你输入这些文字,它们都会被同一行中右边对话框中所显示的文字代替。

8. 选择大量文本

如果仅仅靠使用鼠标,一次选择很多段落的文本是很困难的,尤其如果你使用的是一台速度很快的电脑,情况就更严重,文本会滚动得太快,你很难找到你想要的位置。但是你其实可以很轻松地完成这样的文本选择:你只需要将光标位置放到文本起点,然后用滚动条或者鼠标上的滚轮找到选定文本的终点,然后按住Shift键,将光标点到文本终点的位置,选择就完成了。

9. 方便的保存选项

如果你同时在制作几个文档,那么你可以不需要关闭Word就将他们全部保存。你只需要按住“Shift”的同时,用鼠标选择文件菜单。你就会看见菜单中出现了一个新选项全部保存。还有另一个新选项,它是你能够不用关闭Word程序就关闭所有的文档,这就是文件菜单中的全部关闭选项。

10.简单方便的格式调整

如果你需要创建好几个外观相似的文件,用样式功能比你自己设置样式的要方便得多。这能够让你能够轻松调整所有文件的样式。而且你还可以使用格式刷将格式从一个段落复制到另外一个段落。选择你想要复制格式的文本段落,按格式刷按钮(它位于Word工具条上),然后选择你想要应用该格式的文本,拖拽指针穿过你选择的文本。

11. 文件片段

你可以在Word中创建文件片段,这是一种小块的片段文件。在打开的Word文件中选择你想要制作片段的文字,然后把它拖动到桌面上,你就会看到桌面上出现了一个文件片段的图标,它看起来确实像一个文件的片段。你可以在桌面上对片段进行重命名或者重新排列,任何时候当你在使用Word的时候,你都可以随时把这些文本添加进来。而在很多其他的程序中,你也可以使用它们。

12.即时更正

你可以不用等到你完成了整篇文章再修改错误,在输入的过程中,就一边输入一边进行拼写检查。用鼠标右键单击下面被加了红色下划线的单词,Word会弹出一个菜单,菜单里会列出系统认为合适的修改方法。而且Word会在它认为语法不当的词组下面加绿色下划线,前面这种方法同样也适用于这种情况。用鼠标右键点击这些词组,Word会给出一个列有修改建议的菜单。


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